Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство (КДП) осуществляется в процессе деятельности отдела кадров путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения, а также ведения, учета и хранения, предусмотренных законодательством и локально-нормативными актами бланков, форм, книг и журналов.

Приказы по личному составу являются первичными учетными документами, фиксирующими факт приема, перевода, отпуска, служебной командировки, увольнения работника, поощрения или взыскания, и являются основанием для начисления ему заработной платы, осуществления доплат.

Приказы по КДП нумеруются, как правило, порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы делятся на категории в соответствии с кадровыми процессами по срокам хранения и имеют свою цифробуквенную нумерацию.

Кадровые документы фиксируют юридически значимые факты кадровых процедур, которые являются основанием возникновения прав и обязанностей работника и работодателя.

Документы КДП, содержащие персональные данные, хранятся в режиме конфиденциальности. Конфиденциальное делопроизводство исключает ознакомление с документами по личному составу лиц, которые не имеют доступа к персональным данным.

К документам по личному составу относятся:

• кадровые приказы со сроком хранения 50 лет;
• кадровые приказы со сроком хранения 5 лет;
• личные карточки работников;
• личные дела работников;
• трудовые договоры;
• дополнительные соглашения к трудовым договорам;
• соглашения об увольнении;
• заявления работников по кадровым вопросам;
• служебные записки по кадровым вопросам;
• уведомления работников по кадровым вопросам.