Персональные данные работника в учетных документах

Материал из База знаний Кадровик
Версия от 22:17, 16 ноября 2019; Efim (обсуждение | вклад) (Новая страница: «При изменении персональных сведений работника, таких как: * фамилия (при изменении актов…»)
(разн.) ← Предыдущая | Текущая версия (разн.) | Следующая → (разн.)

При изменении персональных сведений работника, таких как:

  • фамилия (при изменении актов гражданского состояния - заключении или расторжении брака);
  • место жительства (при переезде или смене регистрации);
  • сведения об образовании (при поступлении и окончании учебных заведений);
  • паспортные данные (по достижении 20 и 45 лет, либо при смене паспорта),

работник должен представить в отдел кадров письменное заявление с просьбой о внесении изменений в учетные документы и копии подтверждающих документов.

Документами, подтверждающими факт изменения персональных данных будет:

  • при изменении фамилии: копия свидетельства о регистрации брака (или свидетельство о расторжении брака), копия паспорта с новыми данными;
  • при изменении места жительства: копия паспорта с новой регистрацией по месту жительства;
  • при изменении образования: копия документа об образовании;
  • при изменении паспортных данных: копия паспорта с новыми данными.

На основании заявления работника и представленных подтверждающих документов специалист отдела кадров издает приказ об изменении личных данных в кадровых документах и регистрирует его в книге учета приказов.

После подписания приказа вносятся соответствующие изменения в программу кадрового учета и кадровые документы:

  • при изменении фамилии, или имени, или отчества: на титульном листе трудовой книжки, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в личной карточке работника Т-2, оформляется новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, заключается дополнительное соглашение к трудовому договору;
  • при изменении места жительства: в личной карточке работника Т-2;
  • при изменении образования: на титульном листе трудовой книжки (при необходимости), в личной карточке работника Т-2;
  • при изменении паспортных данных: в личной карточке работника Т-2.

Необходимые изменения в личной карточке Т-2 производятся зачеркиванием одной чертой старых сведений и сверху вписываются новые. Здесь же работник отдела кадров должен поставить свою подпись и дату внесения изменений.

Изменения записей в трудовой книжке производятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Для этого одной чертой (по линейке шариковой ручкой) зачеркивается прежняя запись, после чего (как правило, выше, на свободном месте) записываются новые сведения. Ссылки на наименование соответствующего документа, его номер и дату делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работника отдела кадров и печатью Общества. Внесение изменений (исправлений) в записи о полученном работником новом образовании (профессии, специальности) производится путем дополнения ранее совершенных записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее совершенных записей. Такие изменения (исправления) также делаются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.

О произошедших изменениях фамилии, имени, отчества работника уведомляются связанные структурные подразделение, например бухгалтерия, бюро пропусков.